Conservation du DUERP : la règle des 40 ans

Depuis le 31 mars 2022, le DUERP doit être conservé au moins quarante ans, et pas seulement dans sa dernière version. Chaque mise à jour successive rejoint l’archive. La règle vient de la loi du 2 août 2021, qui a transformé le document unique en mémoire longue des expositions professionnelles.

Cette obligation prolonge le travail de révision du document. Chaque version datée doit être gardée, ce qui suppose une gestion rigoureuse détaillée dans le guide complet de la mise à jour du DUERP. Conserver, ici, ne veut pas dire ranger un classeur et l’oublier.

L’erreur fréquente consiste à croire qu’un défaut de conservation expose surtout à une amende. Le vrai risque est ailleurs. Sans historique de ses évaluations, l’employeur perd son meilleur moyen de prouver qu’il a agi, le jour où une maladie professionnelle se déclare des années après l’exposition.

Combien de temps faut-il conserver le DUERP

La durée est fixée par le code du travail, et elle est longue. L’employeur conserve le document unique dans ses versions successives pendant une durée qui ne peut pas être inférieure à quarante ans, comptés à partir de l’élaboration de chaque version.

Le point de départ compte autant que la durée. Les quarante ans se décomptent version par version, à partir de la date d’élaboration de chacune. Une version rédigée en 2024 devra donc rester disponible jusqu’en 2064, indépendamment des versions plus anciennes ou plus récentes.

Reste la question des versions antérieures au 31 mars 2022, date d’entrée en vigueur du dispositif. L’obligation de conservation sur quarante ans vise les versions en vigueur à compter de cette date. Les documents plus anciens ne sont pas saisis rétroactivement par la règle. Les garder reste malgré tout prudent : ils prouvent une démarche de prévention engagée avant la réforme.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels, dans ses versions successives, est conservé par l’employeur et tenu à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès. La durée, qui ne peut être inférieure à quarante ans, […]

Article L4121-3-1 du Code du travail

Pourquoi une durée de quarante ans

Quarante ans n’est pas un chiffre arbitraire. La durée épouse le temps de latence des maladies professionnelles les plus lourdes, celles qui apparaissent longtemps après l’exposition.

Certains cancers professionnels se déclarent des décennies après le contact avec l’agent en cause. Les pathologies liées à l’amiante peuvent surgir trente à quarante ans plus tard. Les affections dues à la silice ou aux poussières de bois suivent des délais comparables. Un salarié parti à la retraite peut développer une maladie reconnue bien après avoir quitté l’entreprise.

Dans ce contexte, le DUERP devient une pièce de traçabilité. La loi du 2 août 2021 lui assigne une finalité nouvelle : assurer la traçabilité collective des expositions. Conservé sur le temps long, il sert à retracer quels risques étaient identifiés, à quelle période, et quelles mesures avaient été prises.

Conserver chaque version, pas seulement la dernière

C’est le changement le plus concret pour les entreprises. Avant la réforme, beaucoup gardaient uniquement la version courante du document. Chaque mise à jour écrasait la précédente. Cette pratique n’est plus conforme.

Désormais, chaque version successive doit être archivée de façon distincte et datée. Une mise à jour ne remplace pas la version antérieure : elle s’ajoute. L’employeur doit pouvoir présenter la suite complète de ses évaluations, année après année, avec les dates correspondantes.

Le rythme des versions dépend directement des révisions. La mise à jour est au moins annuelle dans les entreprises d’au moins 11 salariés, et la fréquence de mise à jour du DUERP détermine le nombre de versions à conserver. Chaque révision obligatoire génère une nouvelle pièce à archiver pour quarante ans.

Où, sous quelle forme, et qui peut le consulter

Le lieu et le format de conservation obéissent à une règle transitoire, simple à appliquer. En l’absence de portail national opérationnel, tout se passe au sein de l’entreprise.

L’employeur conserve les versions successives du DUERP dans l’entreprise, sous forme papier ou dématérialisée. Le format importe peu tant que l’archive reste complète, datée et accessible. À chaque mise à jour, une transmission au service de prévention et de santé au travail auquel l’entreprise adhère est également prévue. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, cette mise à jour va de pair avec celle du programme annuel de prévention, le PAPRIPACT.

Le document conservé n’est pas un archivage privé. Plusieurs personnes et instances peuvent en demander la communication, dans les conditions fixées par l’article R4121-4 du code du travail :

• Les travailleurs et anciens travailleurs, pour les versions en vigueur pendant leur période d’activité. La communication des versions antérieures peut se limiter aux éléments liés à leur poste.
• Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
• Le service de prévention et de santé au travail.
• Les agents de l’inspection du travail.
• Les agents des services de prévention de la sécurité sociale (CARSAT, CRAMIF ou CGSS).
• Les organismes professionnels de santé et de sécurité de la branche.

L’ouverture aux anciens travailleurs est une nouveauté de 2021. Un ex-salarié qui déclare une maladie professionnelle peut réclamer les versions correspondant à sa période d’emploi, puis les transmettre au médecin qui suit son dossier. Les modalités d’accès au document se signalent par un avis, affiché aux mêmes emplacements que le règlement intérieur.

Conserver un document pendant quarante ans soulève aussi une question de données personnelles. Le DUERP peut contenir des informations indirectement nominatives : profils de postes, situations d’exposition, parfois effectifs réduits. La durée de conservation de quarante ans doit alors figurer dans le registre des traitements de l’entreprise.

Le portail numérique, une obligation restée sur le papier

La conservation interne est une solution d’attente. La loi de 2021 visait un dépôt centralisé sur un portail numérique national. Ce portail n’a jamais vu le jour.

Le calendrier prévu fixait un dépôt obligatoire au 1er juillet 2023 pour les entreprises d’au moins 150 salariés, puis au plus tard au 1er juillet 2024 pour les plus petites. Aucune de ces échéances n’a été tenue.

Les difficultés techniques ont eu raison du projet : héberger des documents pendant quarante ans, authentifier les accès, garantir la confidentialité et financer la maintenance. Un rapport de l’Inspection générale des affaires sociales, publié en décembre 2023, a conclu à un bilan défavorable et recommandé d’abroger les dispositions relatives au portail. Le ministère du travail a ouvert de nouvelles concertations, en explorant une transmission indirecte via les services de santé au travail.

Tant qu’aucun dispositif n’est opérationnel, l’obligation de dépôt reste suspendue, sans que cela change quoi que ce soit à l’obligation de conservation interne. Le détail de ce dépôt et de son calendrier figure sur la page dédiée au portail numérique du DUERP.

Ce qu’un employeur risque vraiment sans conservation

Le défaut de conservation ne déclenche pas d’amende qui lui soit propre. Le risque est plus insidieux, et souvent plus coûteux.

L’absence pure et simple de DUERP, elle, est sanctionnée. Elle constitue une contravention passible d’une amende de 1 500 euros, portée à 3 000 euros en cas de récidive. Un document existant mais jamais conservé dans ses versions successives fragilise surtout la position de l’employeur en cas de litige.

Le vrai enjeu est probatoire. En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, le juge examine si l’employeur a rempli son obligation de sécurité. Sans historique de ses évaluations, l’entreprise ne peut pas montrer ce qu’elle savait ni ce qu’elle avait mis en place à l’époque. La reconnaissance d’une faute inexcusable devient alors plus facile à établir, avec des conséquences financières lourdes.

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La conservation s’inscrit dans le suivi vivant du document. Une mise à jour du DUERP après un accident du travail crée une version qui rejoint aussitôt l’archive des quarante ans. Il en va de même lors d’un changement d’activité ou d’organisation : la mise à jour du DUERP pour une nouvelle activité produit une version datée de plus à conserver.

Questions fréquentes

La conservation de quarante ans s’applique-t-elle aux petites entreprises ?

Oui. L’obligation de conserver le DUERP pendant quarante ans vise toute entreprise tenue d’établir le document, donc dès le premier salarié, sans seuil d’effectif. Ce qui change avec le seuil de 11 salariés, c’est la mise à jour annuelle, pas la conservation. Une TPE de moins de 11 salariés conserve donc elle aussi ses versions successives sur quarante ans.

Où déposer le DUERP en 2026 ?

Nulle part sur un portail : le portail numérique national prévu par la loi n’est pas opérationnel et sa création est remise en cause. L’employeur conserve les versions dans l’entreprise, sur papier ou en format numérique, et transmet chaque mise à jour à son service de prévention et de santé au travail.

Un ancien salarié peut-il réclamer d’anciennes versions du DUERP ?

Oui, pour les versions en vigueur pendant sa période d’activité dans l’entreprise. La communication des versions antérieures peut être limitée aux seuls éléments liés à son poste. L’ancien salarié peut ensuite remettre ces éléments au professionnel de santé qui assure son suivi médical.